Ganzheitliches Integritäts- und Compliance-Managementsystem

Integrität und Compliance genießen im Volkswagen Konzern hohe Priorität. Wir sind überzeugt: Für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg ist es wichtig, dass sich jeder Einzelne an Gesetze, Regelungen und Selbstverpflichtungen hält. Ein solches Verhalten muss selbstverständlich für alle Mitarbeiter des Konzerns sein. Deshalb bleiben Integrität und Compliance wesentliche Elemente unserer Konzernstrategie NEW AUTO und ein Fokusthema in Sachen Nachhaltigkeit.

Wir wollen Vorbild sein und das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden, Anteilseigner und Partner in uns stärken. Unsere Regelwerke, Prozesse und unsere Unternehmenskultur richten wir darauf aus, dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, jederzeit integer und regelkonform zu handeln. Integrität und Compliance sollen als Steuerungsgröße strategisch wie operativ eine genauso wichtige Rolle in unserem Unternehmen spielen wie Umsatz, Ergebnis, Produktqualität oder Arbeitgeberattraktivität.

Mit dem Programm Together4Integrity (T4I) haben wir ein ganzheitliches Integritäts- und Compliance-Managementsystem (ICMS) für alle Konzern- und Markengesellschaften aufgebaut, das nahezu alle Integritäts- und Compliance-Aktivitäten des Unternehmens unter einem Dach bündelt. Es folgt den fünf international anerkannten ECI-Prinzipien (Ethics and Compliance Initiative): Strategie, Risikomanagement, Integritäts- und Diskussionskultur sowie Verantwortungsübernahme. T4I soll nicht nur die konzernweit einheitliche Corporate Governance im Bereich Integrität und Compliance stärken. Ziel des Programms ist auch, die Integritätskultur weiterzuentwickeln. Dazu gehört die Standhaftigkeit, an integren Grundsätzen festzuhalten – unabhängig von ökonomischem oder sozialem Druck. So leisten T4I und das ICMS einen wichtigen Beitrag für mehr Nachhaltigkeit im Volkswagen Konzern. Ursprünglich war die Implementierung bis 2025 geplant. Da bereits zu Beginn des Berichtsjahrs der Roll-out weiter vorangeschritten war als erwartet und konstant hohe Zustimmungswerte bei der Frage zu Integrität in der jährlich durchgeführten Stimmungsbarometer-Mitarbeiterbefragung ein Indiz für den Erfolg des Programms darstellen, haben wir im Berichtsjahr entschieden, die zentrale Programmsteuerung und Kontrolle im Laufe des Jahres 2023 vorzeitig zu beenden. Die Verantwortung für das weitere Umsetzen und Verankern der Maßnahmen liegt nun bei den Konzernmarken und -gesellschaften sowie bei den zuständigen Konzernstellen.

Arbeitsschwerpunkte

Regelkonformes Verhalten muss eine Selbstverständlichkeit für alle Mitarbeiter des Volkswagen Konzerns sein. Die Group Integrity & Compliance-Organisation unterstützt dies weltweit mit Programmen, Richtlinien, Prozessen und praxisorientierter Beratung. Sie hilft den Konzern- und Markengesellschaften, ihre Geschäftsaktivitäten regelkonform durchzuführen und die entsprechenden Gesetze und internen Vorgaben einzuhalten. Schwerpunkte ihrer Arbeit sind unter anderem Antikorruption und das Verhindern von Veruntreuung, Betrug und Geldwäsche.

Ausgangspunkt ist die interne Compliance-Risikobewertung (ICRA – Internal Compliance Risk Assessment). Sie ermittelt die Compliance-Risiken im Konzern. Auf Basis der über das ICRA ermittelten Risikoprofile werden für jede kontrollierte Gesellschaft Compliance-Maßnahmen abgeleitet und definiert, die durch die Gesellschaften je nach Risikoeinstufung umzusetzen sind. Zusätzlich legt ICRA Standards in den Bereichen Code of Conduct (CoC), Hinweisgebersystem, Compliance-Trainings und Kommunikation fest.

HR (Human Ressources) Compliance-Richtlinien und -Verfahren

Im Kern geht es um das Einbinden von Integrität und Compliance in die Standard-HR-Prozesse. Dazu gehören Einstellung, Qualifizierung, Beförderung und Entlohnung (Bonifizierung). Integrität und Compliance sind außerdem als obligatorisches Thema im jährlichen Mitarbeitergespräch verankert sowie Bestandteil von Trainingsmaßnahmen für Mitarbeiter aller Hierarchiestufen.

MELDEKANÄLE DES HINWEISGEBERSYSTEMS

Sensibilisierung und Kommunikation

Der Code of Conduct (CoC) bildet das Fundament für integres und regelkonformes Verhalten im Volkswagen Konzern. Er wirkt als zentrales Element, um das Bewusstsein für verantwortungsvolles Handeln und Entscheiden zu stärken, leistet Hilfe und vermittelt Ansprechpartner. Der CoC gilt verpflichtend für alle Beschäftigten und ist seit 2019 Teil jedes Arbeitsvertrags. Wir verpflichten uns und unsere Mitarbeiter zu regelmäßigen Schulungen seiner wesentlichen Inhalte.

Veranstaltungen in den Fachbereichen ergänzen das Angebot der Group Integrity & Compliance Organisation. Das Kommunikationsteam greift regelmäßig Aufgaben und Fallbeispiele aus der Compliance-Praxis auf. Informations- und Kommunikationsaktivitäten wie Sensibilisierungskampagnen, Film- und Dialogformate, Newsletter oder interaktive Spiele flankieren das Sensibilisieren für Compliance-Themen.

Als zentrale Beratungsstelle hat sich der Infopoint Compliance etabliert. Dessen Team beantwortet Compliance-Anliegen, legt unternehmensinterne Vorgaben und Richtlinien fest und berät zu Prozessstandards.

Trainings und Standards

Mit dem ICMS gibt die Group Integrity & Compliance Organisation konzernweit einheitliche Standards für Compliance-Trainings vor. So sollen Marken und Gesellschaften befähigt werden, ihre Mitarbeiter risikobasiert, zielgruppenspezifisch und mit vorab festgelegten Kerninhalten qualitativ gleichwertig zu trainieren. Die Trainings widmen sich zwei Schwerpunktthemen: Code of Conduct und Antikorruption.

Absicherung und Prävention: das Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem dient als zentrale Anlaufstelle, um Regelverstöße von Konzernmitarbeitern sowie direkten und indirekten Lieferanten zu melden. Dazu gehören Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten, Umweltstraftaten, Verstöße gegen Menschenrechte, Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Produktsicherheits- und Zulassungsvorschriften und erhebliche Verstöße gegen den Datenschutz. Beschäftigte und Dritte können zu jeder Zeit und in vielen Sprachen Hinweise auf Fehlverhalten abgeben. Dafür stehen verschiedene, auf Wunsch vollständig anonyme Meldewege zur Verfügung. Ziel ist, mit verbindlichen Grundsätzen und klar geregelten Verfahren Schaden vom Unternehmen und der Belegschaft abzuwenden.

M&A- und NCS-Compliance

Bei geplanten Zusammenschlüssen und Zukäufen, sogenannten Mergers & Acquisitions (M&A)-Transaktionen, untersuchen wir die entsprechenden Unternehmen auf wirtschaftsrechtliche Risiken wie Korruption, Untreue oder Betrug sowie auf menschenrechtliche Risiken. Dies gilt auch für Joint Ventures sowie Industrialisierungs- und Kooperationsprojekte mit Drittpartnern. Die Analysen liefern Empfehlungen, um identifizierte Risiken zu senken. Darüber hinaus unterstützt die Group Integrity & Compliance Organisation das Compliance-Management in Unternehmen, die nicht durch ein Unternehmen des Volkswagen Konzerns als Mehrheitseigentümer kontrolliert werden, sogenannte Non-Controlled Shareholdings (NCS). Dies umfasst auch die chinesischen Joint Ventures.

Geschäftspartnerprüfung

Der Business-Partner-Due-Diligence-Prozess prüft Geschäftspartner und Lieferanten auf Integrität, insbesondere Korruptionsrisiken und die Einhaltung ethischer Standards. Ziel ist, diese Risiken früh zu erkennen, entsprechende Geschäftspartner zu meiden sowie Maßnahmen zur Risikominimierung festzulegen und mit dem Geschäftspartner umzusetzen. Ist dies nicht möglich, nehmen wir die Geschäftsbeziehung nicht auf oder beenden sie im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten.

Produkt-Compliance

Das Product-Compliance-Managementsystem (PCMS) unterstützt dabei, dass unsere Produkte über ihre Lebensdauer die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften des Aus- und Einfuhrlandes, interne wie externe Standards, vertraglich vereinbarte Kundenanforderungen sowie extern kommunizierte Selbstverpflichtungen erfüllen.

Umwelt-Compliance

Die gesetzlichen Umweltvorschriften und freiwilligen Selbstverpflichtungen sind bindend für alle Standorte und Geschäftsfelder. Die Umweltpolitik des Konzerns und das Umwelt-Compliance-Managementsystem legen die entsprechenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten fest. Sie gelten für alle Strategie-, Planungs- und Entscheidungsprozesse in den Konzernmarken und -gesellschaften. Dazu gehört ein Kennzahlensystem, das den Fortschritt beim Erreichen der Umweltziele in den Bereichen erneuerbare Energien, CO₂-Ausstoß und Ressourceneffizienz ermittelt.

Antikorruption

Der Volkswagen Konzern vertritt eine Null-Toleranz-Politik bei aktiver und passiver Korruption. Dies ist sowohl in unseren internen Verhaltensgrundsätzen als auch im Code of Conduct für Geschäftspartner verankert. Gemeldete Verstöße gegen unsere Grundsätze werden durch unsere Aufklärungs-Offices verfolgt und aufbereitet und die betreffenden Mitarbeiter sanktioniert. Zur Korruptionsbekämpfung gehören auch das Entwickeln und Implementieren von Pflichttrainings für Mitarbeiter in Bereichen oder Gesellschaften mit hoher Risiko-Exposition.

Weiterführende Informationen zu den Themen Integrität und Compliance sowie „Wirtschaft und Menschenrechte“ finden Sie im Konzern-Nachhaltigkeitsbericht 2023.